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19 février 2020

Gouvernance : Pourquoi mettre de l’ordre dans vos informations ?

Content and Process Automation

Governance information Switzerland Suisse Genève

La gouvernance de l’information, la gouvernance des données… cela vous parle ? Régulièrement au cœur des échanges stratégiques et demandant à être valorisé, le sujet de la gouvernance de l’information révèle divers challenges.
Il est important de définir comment démarrer ce type de projet.

En premier lieu, il est indispensable de connaitre les tâches qu’il y a derrière le concept, se détacher de la vision outil ou encore éviter de se dire « cela va coûter cher en outil ou en implémentation ».

Pour que cela fonctionne et prenne tout son sens, il est important de lier ce concept à un autre : la gestion des risques, la gestion de la sécurité. Et par conséquent, s’astreindre des risques du contentieux, du non-respect des contraintes légales. 

Mais pourquoi avons-nous besoin de gouvernance de l’information ?

1) Tout conserver relève du challenge IT !

Les informations, sous toutes ses formes, croissent de façon exponentielle et il devient nécessaire de faire le tri dans tout ce qui doit être gardé :  Cela permet notamment de diminuer les coûts de stockage IT et d’optimiser les sauvegardes. Tout garder implique des espaces de stockage plus grands, plus chers et complexifie le stockage. Retrouver la bonne information est alors bien plus difficile (Si ce n’est pas déjà le cas).

Les études de l’IDC montrent que 1,7 Mo de données environ est produit chaque seconde pour chaque habitant du monde. 

2) Il est important de conserver la bonne donnée !

Avoir la connaissance de ce qui peut être jeté et surtout de ce qui doit être gardé pour répondre aux contraintes légales et aux réglementations locales ou internationales. Structurer les données, les catégoriser, les indexer pour mieux les retrouver est essentiel. 

3) Les utilisateurs demandent de la fluidité !

Tout utilisateur a besoin d’identifier et d’être accompagné dans le flow d’information qu’il reçoit, gère, partage, stocke et archive. Les informations à valeur ajoutée doivent être identifiées. La multitude de supports rend de plus en plus complexe la recherche : onedrive, sharepoint, drive, dropbox, les shared drive, les x ECM officiels de l’entreprise, l’ERP.

4) Il faut anticiper les futurs challenges ! 

Les réglementations sont de plus en plus complexes. Des nouvelles lois et normes apparaissent pour gérer les données et les informations des entreprises. Il est pertinent de commencer aujourd’hui pour pouvoir intégrer de nouvelles futures règles plus facilement. Pour exemple, la RGPD qui oblige les entreprises à s’organiser, en particulier dans un contexte international.

5) C’est une réponse aux contraintes de la gestion des risques !

Les informations peuvent comporter un risque important pour l’entreprise. Typiquement, égarer une information, ne pas savoir amener des preuves en cas de contentieux peut mettre l’entreprise en danger. Mettre en place une gouvernance de l’information évite les écueils juridiques. Cela protège également l’image et le CA de l’entreprise. En matière de gestion de la sécurité, la sécurisation de l’information et de la donnée fait partie intégrante des règles de gestion des risques. 

De là se dessine une première définition de la gouvernance de l’information, certes simpliste mais efficace :

Tout ce qui sert à éviter d’avoir des problèmes liés aux informations (structurées= donnée ou non-structurées= documents) en terme d’usage, d’outils, d’implémentation et qui considère l’information comme un capital de l’entreprise servant à amener de la valeur matérielle ou immatérielle pour être plus performante.

Un accompagnement par un expert peut vous aider à initialiser cette démarche en établissant votre premier référentiel documentaire ou en vous aidant à réaliser un audit de l’existant. 

Sonia Taga-Novo

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